制单

不同类别的诸单证的缮制和签署

制单意思是指不同类别的诸单证(或称单据)的缮制和签署,程序为货、证、船、款。

缮制单据的原则
缮制单据的原则是单据与信用证规定的条件严格一致(The Document of Strict Compliance)。严格一致的原则具体表示是“四个统一”,即:
——信用证与契约的统一 信用证的开立是以契约为条件,凡契约所列明的要点必须在信用证中明文列出。信用证所含的条款必须满足契约所列明的内容和要点。
——单据与信用证统一 单据的缮制是以信用证规定的条款为基数。信用证项下的单据,必须与信用证所列的内容一致,即是单据与信用证必须统一。
——单据与货物统一 单据所列的有关货物的数据和内容,应与契约规定的货物的实际完全一致,一字不错,一数不差,做到单据所列内容与货物的实际统一。
——单据与单据统一 信用证项下诸单据约十多种,例如:商业发票附属于商业发票的单据于包装单、重量尺码单、检验证明书;保险单证保险单和保险证明书;运输单据海运提单空运提单、铁路提单、邮政收据和联合运输提单;特定国家所需的单据有海关发票领事发票原产地证书等。
缮制单据的依据
缮制单据应以如下资料作为依据:
(1)国际间的进出口业务是以买卖契约为依据。
(2)以信用证为支付方式的,应以信用证所列条款为依据。若信用证为列明的特殊要求,必须以双方提供的原始资料或共同默契的国际商会跟单信用证统一惯例》等国际惯例为依据。此外,还应注意进口国对单据或进口货物有无特殊规定,如有应遵循其规定。
(3)支付条件是以信用证所列的单据和总金额、运输费用、银行费用为依据。
(4)进出口合同规定的货物上所示的唛头或特殊要求,以开证申请人或以制造商所提供的原始资料为依据。
缮制单据的程序
缮制单据是按货、证、船、款的程序进行制单。
货:受益人依契约和信用证的规定,将货物的规格、性能、数量、核查清楚,并确认货物与契约的规定完全相符,做到货对、货真、货实、货全、货整,旨在备货、验货和交货顺利,防止错货、错装。
证:依信用证规定缮制和配齐所需单据,单据的重点是计算信用证项下的单价、总价、银行费用、佣金、保险及运输费用等,都应认真不疏忽,全面不遗漏,完整不缺欠,准备无差错,防止有货无证无单,延误收款。
船:租船订仓,必须提供全部所需的单据,依其单据、船主或其代理人方可提供船期、航程、装船等事宜。在租船订仓的过程中,于提交所需有关的单据前必须缮制好,配备齐所需的全部单据,防止有货无船或有货无单据而造成延误。
款:依单据申请议付,亦称交单结算,收取货款。在每次交易中,契约的当事人的责任是卖方交货,买方付款。但依信用证条款规定作为支付方式者,是以银行的介入作为第三者,依银行业务规定,保证受益人提交规定的单据(其中包括代表物权的提单在内)向银行办理业务,开证申请人依信用证规定,付款赎单,凭单提货。
制单的工作流程
跟单员的工作定位:(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:
(1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
(2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
(5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。
(6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。
(7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:
(1) 函电的回复:
(2) 计算报价单
(3) 验签订单
(4) 填对帐表
(5) 目录,样品的寄送与登记
(6) 客户档案的管理
(7) 客户来访接待
(8) 主管交办事项的处理
(9) 与相关部门的业务联系
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