双向问询表

用于企业采购中与供方的双向沟通

“双向问询表”，一般由“项目确认”、“产品项目描述”“产品要害要求”“技术要求”“资料清单”等五部分内容组成。它来源于国外企业。

简介

“双向问询表”来源于国外企业。目前，“双向问询表”在我国的一部分企业中开始应用，主要用于企业采购中与供方的双向沟通。当一些外国企业来中国采购产品时，他们要求中方企业必须使用“双向问询表”进行书面的供需信息沟通。因而“双向问询表”的作用还仅限于供需双方的信息沟通。但其作用不仅如此，在企业其他治理中也有非常好的作用，例如在企业产品设计与开发治理、产品质量治理等等都可以发挥重要的作用。

内容

“双向问询表”，一般由“项目确认”、“产品项目描述”“产品要害要求”“技术要求”“资料清单”等五部分内容组成：

1.项目确认

顾客（采购）方：

求购产品名称：XX

顾客（采购）方项目协调人：

供给方项目协调人（由供给方填写）：

2.产品项目描述

采购XX产品的主要信息

3.产品要害要求

去磁试验要求：去磁前与去磁后之间的波动幅度应小于3%（参见“刹车杆去磁试验的非凡说明”）

4.其他技术要求

5.顾客（采购）方提供的相关资料清单

“双向问询表”经供方签收、确认和填写后，还须以同样的方式回复顾客，使供需双方均记录在案。从上不难看出，用“双向问询表”进行沟通，其承载的信息资源非常全面、而且准确，信息沟通的质量好。

作用

营销治理

“双向问询表”有一个最显著的特点：表格记录的双方需要传递的信息准确，资料非常完整、不遗漏，双方责任明确。因而它不似电话或口头联系：因沟通者语言不同形成的障碍或个人素质、记忆力、工作态度等而导致信息扭曲或其传递量衰减。

现代企业营销观念已从传统的“生产观念”、“产品观念”、“销售观念”向“市场营销观念”、甚至“社会营销观念”转变。这就要求企业不是从既有产品出发，而是充分了解和分析消费者的需求，从在市场上反映出来的顾客需求出发，按照顾客的需求和欲望，采用市场营销组合，以合适的产品和价格，在合适的地点，用有效的促销手段有效地满足顾客需求。即消费者的需求不再是传统意义上的产品和价格需求，而是全方位的需求，甚至包括产品对人和环境的安全性、消费者的用途合适性等。另一方面，从信息利用、传递的特性，信息的内容具有可干扰性。信息在被利用的过程中实现其价值，其内容的客观性在被利用的过程中可能会受到来自其他信息的干扰，同时，信息的内容在传递过程中，会由于人们的态度和能力的影响而受到扭曲或衰减。传统的供需双方的联系、沟通，就经常因人们的态度和能力的影响而受到扭曲或衰减。如传统的供需双方的联系方式习惯于电话或口头表达，即使传真，也多为电话或口头表达的记录，没有一定的格式，挂一漏万的现象就在所难免。因此，传统的供需双方的联系、沟通方式已不适应现代企业营销。而“双向问询表”则不然。它是事先设计、有关人员充分讨论并以一定格式进行书面传递的信息，信息内容不会因为传递环节的增多而受到扭曲、衰减。它承载的内容不仅包括了需方所需要的几乎所有的信息；而且供方的答复信息也是经有关人员充分讨论、十分慎重地发出的。这样，供需双方沟通信息的可靠性、广泛性得到充分的保证。

此外，由于“双向问询表”以书面的形式完整地记录供需双方沟通的信息，双方的责任非常明确。一旦有产品质量或服务等方面的问题，供需双方不存在推委、误解和抱怨等现象。尤其当供方是完全按照需方“双向问询表”中记录的要求提供产品，需方在产品质量或服务等方面仍觉得存在问题而投诉、甚至要求巨额赔偿时，“双向问询表”中记录的信息，就成为供方解决供销、贸易纠纷中有力又有利的证据。

产品设计开发与治理

在产品生产之前，为了充分满足顾客需求，企业都要对顾客所有需求、要求的信息充分研究、进行质量策划或设计开发；甚至对顾客将产品用于什么地方，在这些地方使用会产生什么不良后果也要加以考虑；对使用的材料、工艺、方法、人员，对生产过程的控制，产品质量的检测，包装的设计与采用的运输方式等都要分析研究。在这些质量策划、设计开发过程中，最要害的输入，就是顾客的要求（例如产品的内在、外在质量，包装、运输、交付质量等等信息）。设计开发部门可以直接将“双向问询表”承载的内容、信息、资料作为输入资料，而不必像过去那样，需营销部门反复整理顾客的需求资料。这样，“双向问询表”不仅为企业设计开发部门提供了非常准确的顾客原始需求资料，设计开发、策划质量得到保证，而且因无需营销部门反复整理顾客的需求资料而缩短了产品质量策划、设计开发时间，对产品的按时交付也具有积极作用。

降低生产成本

“双向问询表”中，还承载了顾客使用产品的用途、范围，企业设计开发部门在设计开发过程中对顾客使用产品会产生什么不良后果的严重性的评估，就有了依据，就能作到心中有数。例如上述“产品项目描述”表中批号为471-218的产品是顾客用于“座位调节马达”生产的。“座位调节马达”对于汽车行驶安全造成后果的严重性，就比到“汽车雨刮电机”的严重性小。这样，企业设计开发部门在设计开发时，考虑选料、工艺、方法、人员、生产过程控制等方面就可以有所节制，从而为企业降低成本、创造效益发挥作用。

产品质量控制

顾客的要求经过企业设计开发等部门的质量策划、设计开发，得出工艺技术要求或规范、以及质量计划。这些文件可连同“双向问询表”中打上非凡记号的要害要求、技术要求等内容，一起发放至企业中各相关执行部门实施，各相关部门在进行质量控制时，就有非凡的“威力”：“顾客是上帝”，假如谁对顾客的非凡特性或要害特性要求马虎了事，必将受到严厉的惩罚。

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